Come superare l'incapacita' di delegare e riprenderti il tuo tempo

"I leader acquistano autorità delegandola"(James B. Stockdale)

Una delle azioni di successo di un vero leader consiste nella capacità di creare attorno a sè altrettanti leader, attraverso l'azione di delegare aspetti importanti del lavoro che responsabilizzano le persone rendendole più abili.

Nella mia esperienza consulenziale mi imbatto spesso in imprenditori completamente spalmati su tutte le funzioni aziendali. Sono talmente "dentro" l'azienda, impegnati ad occuparsi di aspetti operativi, di "spegnere gli incendi" da aver perso la capacità e la possibilità di occuparsi della cosa più importante: la vision, la direzione che la loro impresa deve prendere

In questo articolo voglio affrontare il problema dell'incapacità di delegare da un punto di vista diverso, identificando alcune piccole azioni utili.

Sei sommerso di lavoro ma non riesci a delegare?

Forse il problema sta in quel tuo essere un po’ perfezionista

Il perfezionismo è infatti molto spesso associato all'incapacità di affidarsi agli altri per paura che possano deludere le nostre aspettative o che peggio, non riescano a portare a termine quel compito per come noi vorremmo.

E cosi, per esempio:

Fred è il titolare di un agenzia immobiliare. Dovendosi occupare di molte cose ha assunto una segretaria che lo aiuta a gestire la parte amministrativa delle pratiche e la relazione con i clienti. Nonostante il suo lavoro lo impegni già tutto il tempo disponibile, Fred esige che la sua collaboratrice, per altro molto competente, ogni sera, prima di inviare qualsiasi comunicazione scritta, sottoponga il lavoro alla sua attenzione, perché teme che le attività non vengano svolte nei modi che lui preferisce, costringendolo così a stare fino a tardi in ufficio sacrificando la sua famiglia. E vedendo la segretaria diventare sempre più insicura del proprio operato.

Diana è la titolare di un ristorante. Dopo qualche collaborazione con un paio di cuochi aveva preso la decisione di occuparsi in prima persona della cucina, nonostante i numerosi compiti in cui è già era impegnata. Su insistenze del marito, visto l'aumento di lavoro nel periodo estivo, ha però deciso di assumere un secondo cuoco che le possa dare una mano in cucina e liberarla di un pò di tempo. Ma ogni qual volta il ragazzo comincia ad occuparsi di qualcosa, lei lascia ciò che sta facendo per assicurarsi che lui esegua ogni passaggio come si deve. Inoltre, anche durante la settimana, quando il ristorante vede un calo di clienti, insiste per essere comunque presente al locale, togliendo tempo alla sua vita famigliare e finendo per passare tutto il tempo utile a disposizione al lavoro, con enorme malcontento da parte dei suoi cari.

Per essere certi che tutto sia fatto correttamente avete bisogno di farlo in prima persona?

Per certi versi il perfezionismo rappresenta un bisogno estremo di controllo. Per cui spesso chi è perfezionista cerca di controllare emozioni, pensieri, comportamenti, performance e l'aspetto proprio e altrui.

Ma a quale prezzo?

La maggior parte delle volte gli sforzi per raggiungere un tale obiettivo per lo più non hanno funzionato o hanno richiesto che pagaste un costo spropositato, ad esempio danneggiando le vostre relazioni.

Come suggeriscono Martin M. Antony e Richard P. Swinson, forse il modo migliore per superare il perfezionismo consiste nel modificare i comportamenti che favoriscono la persistenza di convinzioni eccessivamente rigide.

Se siete convinti che solo controllando innumerevoli volte la correttezza del vostro o altrui operato sarete in grado di soddisfare le vostre aspettative, non riuscirete mai a capire se le vostre convinzioni al riguardo sono corrette oppure no.

Rileggere una o più volte una relazione molto importante prima di inviarla può essere un azione molto utile e aiutare ad ottenere un risultato migliore.

Eccedere però può creare dei problemi nella misura in cui, per esempio, l'abitudine di controllare tutto può aumentare l'ansia e sottrarre tempo ad altre attività; oppure correggere continuamente gli errori di altre persone può apparire come una mancanza di fiducia nei lori confronti e quindi metterle a disagio e farle arrabbiare.

-Il primo passo verso un cambiamento consiste nel riconoscere e modificare certi modi di pensare, attraverso tecniche cognitive molto efficaci.

Spesso però per molti questa prima via si rivela molto difficile proprio per l'incapacità di identificare i propri pensieri automatici.

-Un secondo metodo prevede l'utilizzo di tecniche comportamentali che hanno lo scopo di dimostrare direttamente l'infondatezza di certi modi di pensare.

Il presupposto di base è che modificare determinati comportamenti determina l'automatica modificazione dei pensieri che li hanno generati.

Per citare un vecchio motto comportamentista "Pensa di meno e impara facendo!"

Ecco alcune strategie per cambiare i comportamenti perfezionistici:

1. Evita di evitare

La prima strategia si basa sull'esposizione, una tecnica comportamentale che consiste nell'affrontare (dal vivo o in immaginazione) ripetutamente determinate situazioni problematiche finchè queste non smettono di essere motivo di disagio. L'esposizione si basa sul presupposto che le persone possono abituarsi a qualsiasi situazione purchè venga dato loro il tempo necessario.

Nel caso del perfezionismo è necessario identificare le situazioni che creano un disagio emotivo e mettere a punto degli esercizi mirati.

Per semplificare, per esempio, esporsi a situazioni in cui i propri standard hanno poche possibilità di essere soddisfatti è un modo per imparare a viverle con più serenità e sperimentare che, anche se si commettono degli errori, la situazione rimane gestibile

Per esempio se penso: "evito di chiedere alla mia segretaria di preparare il contratto per il cliente perché devo essere certo che venga fatto senza errori", dovrei proprio impegnarmi nel chiedere alla mia segretaria di preparare i contratti per scoprire che e mie previsioni non si verificheranno necessariamente e che comunque, le conseguenze non sono catastrofiche come penso.

2. Impara a comunicare

Il perfezionismo condiziona la comunicazione con altre persone. Per questo è utile imparare a comunicare in modo appropriato.

Alcune persone hanno l'abitudine di giudicare o di disapprovare esplicitamente chiunque non soddisfi i propri standard di comportamento

Spesso il perfezionismo si accompagna ad un irrefrenabile impulso a cercare di modificare il comportamento degli altri. Così, non si perde occasione per esprimere la propria insoddisfazione e si ha la tendenza a correggere o perfino offendere gli altri facendoli sentire "non all'altezza", rischiando di ferire e far arrabbiare chi ci sta intorno.

Chi invece è più consapevole del proprio perfezionismo, finisce con l'adottare uno stile comunicativo più passivo per cui non riesce a prestare attenzione alle parole degli altri.

Acquisire l'abilità di comunicare in modo assertivo diventa fondamentale perché aumenta le probabilità di essere compresi e difficilmente porta l'interlocutore a sentirsi ferito, assicurando quindi il mantenimento di relazioni positive con gli altri.

3. Impara ad ascoltare

Il perfezionismo interferisce spesso con la capacità di ascoltare perché l'ascolto presuppone non solo attenzione alle parole, ma anche impegno sincero a comprendere il punto di vista dell'altro.

Se per esempio avete la tendenza ad essere molti critici nei confronti degli altri, concentrerete l'attenzione sugli errori commessi dal vostro interlocutore, perdendo il senso complessivo di ciò che vi sta dicendo.

Se invece siete molto esigenti con voi stessi è possibile che durante una conversazione siate talmente preoccupati dell'impressione che state facendo sull'altra persona, da perdere pezzi importanti del suo discorso.

4. Fate attenzione alla comunicazione non verbale.

Spesso, anche se non abbiamo l'abitudine di criticare esplicitamente il comportamento degli altri, il vostro perfezionismo potrebbe indurvi ad esprimere la vostra disapprovazione attraverso canali non-verbali per esempio aggrottando le sopracciglia, incrociando le braccia….

Una maggiore consapevolezza delle vostre modalità comunicative non verbali vi permetterà di non imporre inconsapevolmente i vostri standard perfezionistici agli altri, rischiando di compromettere la qualità delle vostre relazioni

Contattami per comprendere come acquisire l'abilità di delegare creando relazioni più armoniche e riprendendoti il tuo tempo e la tua serenità!